Bullet Journal – ein kompaktes und effizientes System zur Aufgabenplanung und Terminplanung

Kennen Sie das auch? Sie haben Ihre Termine in einem digitalen Kalender gespeichert. Ihre Aufgabenplanung für den nächsten Tag haben Sie im Kopf oder auf kleinen Notizzetteln oder Post-it´s auf Ihrem Schreibtisch. Ihre schnell gemachten Notizen aus einem kurzen aber wichtigen Gespräch mit Ihrem Kollegen befinden sich ebenfalls auf kleinen Notizzetteln. Die Gesprächsnotizen aus den letzten Meetings finden sich in einem

Collegeblock, da Sie in den letzten Meetings kein Notebook verwenden konnten.
Sie erkennen das Problem. Ihre Aufzeichnungen befinden sich an unterschiedlichen Orten und können nur schwer zusammengeführt werden, was eine Priorisierung und Strukturierung zusätzlich erschwert.
Dann ist es sicher schon vorgekommen, dass Sie Aufzeichnungen lange suchen mussten oder Aufgaben vergessen haben zu erledigen. Damit sind Sie nicht allein. So geht es Vielen. Weil immer öfter auch unter großem Zeit- und Termindruck gearbeitet wird, kann es leicht passieren, dass Sie wichtige Fakten nicht so schnell wieder finden. Ganz besonders dann, wenn es mal wieder schnell gehen muss.
Das macht zusätzlichen Stress, dem Sie durch Verbesserungen in Ihrer Arbeitsorganisation entgegen wirken können. Genau hier setzt das Bullet Journal an.
Als ich Bullet Journal vor ca. einem Jahr als Methode für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch entdeckt hatte, war ich sehr skeptisch, ob ich damit längerfristig arbeiten kann. Jetzt ein Jahr später kann ich sagen, Bullet Journal hat sich bewährt. Es war bisher für mich die einzige Zeitplanungsmethode mit der ich längerfristig gearbeitet habe und auch weiterhin arbeiten werde. Es hat mir Ordnung in meinen persönlichen Aufzeichnungen mit maximalem, individuellem Gestaltungsspielraum ermöglicht.

Was genau ist jetzt ein Bullet Journal?

Ein Bullet Journal ist eine Mischung aus handschriftlichem Kalender, To-do-Listen, Ideensammlung und Notizensammlung, das von Ryder Carroll entwickelt wurde.

Was benötige ich für mein Bullet Journal?

Sie benötigen ein Notizbuch z.B. „Leuchtturm 1917“ (gepunktet) oder ein Spiralbuch (kariert) in DIN A 5, Fineliner in verschieden Farben in der Stärke 0,4 mm und ein Lineal. Beschrieben wird das Bullet Journal i.d.R. mit einem schwarzen Fineliner

Warum kann man nun so gut mit Bullet Journal arbeiten und was nützt mir diese Methode?

Vielleicht kennen Sie das auch: Sie beginnen mit etwas Neuem und nach kurzer Zeit stellen Sie fest, dass es längerfristig nicht praktikabel, nicht flexibel genug oder zu aufwendig ist. So ging es mir mit anderen Methoden auch – nicht jedoch mit Bullet Journal. Diese Methode konnte ich meinen eigenen Bedürfnissen anpassen und das können Sie auch. Probieren Sie es einfach aus und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen von Bullet Journal.

Vorteil 1: maximale Flexibilität und Einsetzbarkeit dieser Methode: Neben Terminen und Aufgaben können Sie alles erfassen und aufschreiben, was Sie täglich benötigen und worauf Sie später noch zurückgreifen möchten, dazu einige Beispiele:

  • Aufzeichnungen in Meetings oder Projektbesprechungen
  • Gesprächsnotizen in Telefonaten
  • Ideenspeicher
  • Mindmaps
  • Gesundheitsdaten: Körpergewicht, Ernährungsprotokoll, Blutdruckwerte, Blutzuckerwerte, TrainingsergebnisseVorteil 2: Inhaltsverzeichnis mit Seitenangaben: Durch das Schreiben eines Inhaltsverzeichnisses mit Seitenangaben finden Sie Ihre Aufzeichnungen zu einem Thema immer wieder, auch wenn Sie an unterschiedlichen Tagen gemacht wurden und sie sich daher an unterschiedlichen Stellen im Bullet Journal befinden. Es entfällt das lästige Freilassen von Seiten, die dann entweder nicht benötigt werden oder aber nicht ausreichen. Dies ist meiner Meinung nach der größte Vorteil von Bullet Journal und kann Ihnen z.B. die Projektarbeit erleichtern.

Vorteil 3: strukturierte Aufzeichnungen: Sie haben durch Ihre strukturierten Aufzeichnungen im Bullet Journal den Kopf frei und können sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren ohne „wo hab ich das nur aufgeschrieben“ oder „was muss ich als nächstes tun“ oder „da war doch noch etwas“! Durch das konsequente Übertragen von Unerledigtem können Sie keine Aufgabe so leicht vergessen.

Vorteil 4: sichtbarer Arbeitserfolg: Oftmals ist es ja so: Wir arbeiten den ganzen Tag und am Ende des Tages haben wir das Gefühl nichts geschafft oder erreicht zu haben. Im Bullet Journal sehen Sie jetzt Ihren täglichen Arbeitserfolg „schwarz auf weiß“.

Vortel 5: immer griffbereit: Sie haben Ihre wichtigsten Notizen und Aufzeichnungen immer zur Hand, da es kompakt genug ist, um es überall mitzunehmen.

Wie erstelle ich mein eigenes Bullet Journal?

 Schritt 1: Inhalt bzw. Index:

  • Nummerieren Sie Ihre Seiten, falls Sie kein Notizbuch mit Seitennummerierung verwenden.
  • Beschriften Sie die ersten 4-6 Seiten mit „Inhalt“ oder „Index“.
  • Schreiben Sie im Laufe der Zeit Verweise auf alle Inhalte mit Seitenzahlen in Ihr Inhaltsverzeichnis, auf die Sie später noch zurückgreifen wollen.

Schritt 2: Zukunfts- / Jahresplanung

  • Nutzen Sie die nächsten 4-6 Seiten für wichtige Aufgaben und Termine, die in der Zukunft liegen, z.B. „Mai 2018:  Steuererklärung erstellen und abgeben“.
  • Unterteilen Sie dazu beispielsweise jede Seite in 3 gleich große Abschnitte. Jeder Abschnitt wird mit einem Monatsnamen und der Jahresangabe versehen.

Schritt 3: Monatsplanung

  • Verwenden Sie hierfür eine Doppelseite.
  • Die Seitenüberschrift enthält den Monat und das Jahr (z.B. „Mai 2018“)
  • Auf die linke Seite schreiben Sie einen Kalender mit Tag und Wochentag, immer beginnend mit dem 1. Tag des Monats inkl. Wochentag (z.B. 1. „Di“)
  • Pro Tag haben Sie somit eine Zeile für wichtige Termine oder Aufgaben, z.B. Geburtstage, Feiertage, Urlaub, Abgabetermine, Präsentationstermine, Seminare etc.
  • Die rechte Seite verwenden Sie für die Aufgaben die im aktuellen Monat zu erledigen sind und die im letzten Monat nicht bearbeitet oder beendet wurden.
  • Aufgaben vom vorherigen Monat, die noch nicht erledigt wurden, werden auf den aktuellen Monat übertragen und mit mit einem > im Vormonat gekennzeichnet . (Siehe dazu die Legende, letztes Bild)

Schritt 4: Tagesplanung

  • Beschriften Sie Ihre Tagesplanung mit Datum und Wochentag.
  • Notieren Sie hier Ihre Aufgaben und Termine. Übertragen Sie die Aufgaben des Vortages, die nicht geschafft bzw. beendet wurden und kennzeichnen Sie diese Aufgaben mit einem > am Eintrag des Vortages.
  • Nachdem Sie Ihre Tagesplanung abgeschlossen haben, folgen jetzt Ihre weiteren Aufzeichnungen an diesem Tag, die Sie frei gestalten können. Dazu können beispielsweise zählen: Gesprächsnotizen, Ergebnisse von Meetings, Mindmaps, Ideen und Inspirationen. Seien Sie kreativ: malen Sie, verwenden Sie Pfleile, Textboxen und Farben.
  • Inhalte auf die Sie später noch zurück greifen wollen, bekommen einen Vermerk mit Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis. Sollten beispielsweise einige Tage später weitere thematisch dazugehörende Inhalte folgen, so brauchen Sie nur im Inhaltsverzeichnis die entsprechende Seitenzahl ergänzen.

Die Legende

  • Schreiben Sie die Legende z.B. auf die Innenseite des Buchrückens entweder zu Beginn des Bullet Journals oder am Ende.
  • Die Verwendung dieser Symbole unterstützt eine strukturierte Arbeitsweise mit dem Bullet Journal. Am Anfang musste ich mich an die Symbole gewöhnen, aber schon nach kurzer Zeit habe ich gemerkt wie hilfreich sie sind, da sie die Übersichtlichkeit erheblich unterstützen.
  • Die Legende habe ich mir nach meinen Bedürfnissen angepasst. Sie entspricht somit nicht mehr ganz dem Original.
  • Ebenso für mich hinzugefügt habe ich die Symbolik für den „Arbeitsfortschritt“ mit sich füllenden Kreisen. Diese Kreise male ich mir immer hinter eine Arbeitsaufgabe und habe somit auch immer den Arbeitsfortschritt im Blick. Vielleicht ist diese Darstellung auch für Sie hilfreich.

Viel Erfolg mit Bullet Journal und schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen mit dieser Methode an:
s.rausche@kein-stress.de